Progettazione di un evento noprofit

La nostra associazione culturale, pur non disponendo di altri mezzi che non siano le quote associative annuali (offerte che, per quanto generose ed elargite di vero cuore, naturalmente non portano ad accumulare capitali ingenti...), si adopera strenuamente per la produzione, la promozione e la diffusione accessibile della cultura, in particolari modo riguardo ai temi principali - Tolkien, le sue opere, la sua poetica, le sue fonti di ispirazione.

L'esperienza maturata dal 2005 ad oggi ci ha consentito di contribuire alla riuscita di numerosi eventi pubblici, di cui il più recente è il Festival Tolkieniana di Castellanza del 2012, oltre a una collaborazione ormai stabile nell'ambito della Hobbiton della Società Tolkieniana Italiana.

Progettare un evento culturale pubblico senza scopo di lucro non costituisce un impegno insormontabile, ma si tratta pur sempre di un impegno che non va affrontato senza un'adeguata pianificazione. Si tratta di gestire rapporti con enti pubblici territoriali e/o nazionali (Comuni, Province fin quando ci saranno, Regioni e nel migliore dei casi addirittura Ministeri della Repubblica) e contributi, pubblici e privati, che per quanto siano striminziti arriveranno comunque ad alcune migliaia di euro come minimo. Senza perdersi d'animo né dare nulla per scontato, è comunque possibile giungere a un ottimo risultato finale, soddisfacente per tutti.

Ogni evento andrà progettato «su misura», naturalmente, ma vi sono alcuni parametri che valgono praticamente per tutti i tipi di eventi. La cosa più importante, oltre ad avere ben chiaro quello che si vuole ottenere, è allacciare e mantenere contatti con le persone adatte a ricoprire i ruoli e portare a termine gli incarichi nell'ambito dell'evento.

Avvalendoci della competenza, dei contatti e della disponibilità di Accademia Medioevo, sosteniamo volentieri chiunque intenda cimentarsi nell'impresa, sia se vorrete coinvolgerci come co-organizzatori o anche solo come consulenti - per questo risponderemo volentieri a richieste apposite inviate all'indirizzo @mail di staff. Consigliamo inoltre di prendere visione del quaderno Organizzare gli eventi nel volontariato, redatto e prodotto a cura del CSV FVG: si tratta del manuale per l'organizzazione di eventi non a scopo di lucro che avremmo scritto noi, se avessimo saputo renderlo altrettanto chiaro e preciso.

Non ci resta quindi che augurare a tutti ogni più roseo successo!